Umfrage Digitalisierung Notarbüro

Umfrage

Digitale Angebote im Notarbüro

Sehr geehrte Notarin / Sehr geehrter Notar,

Um dem notariellen Berufsstand bei den Herausforderungen der Digitalisierung zur Seite zu stehen, wurde in den Bundesländern des Tätigkeitsbereichs der Ländernotarkasse der Expertenrat Digitalisierung ins Leben gerufen.

Die Arbeit des Expertenrats soll sich an Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Mitarbeitenden orientieren. Deshalb haben wir als erstes Projekt die nachfolgende Umfrage zur Digitalisierung im Notarbüro gestartet.

Die Teilnahme dauert nur wenige Minuten und hilft uns, den aktuellen Stand sowie die größten digitalen Herausforderungen in Ihrem Notarbüro zu erfassen.

Wir danken Ihnen bereits jetzt für Ihre Teilnahme.

Selbstverständlich informieren wir Sie zeitnah über die Ergebnisse!

01 Mitarbeiter

Fragenkatalog Teil 1 - Die Mitarbeiter:innen im Notarbüro

Die Belastung Ihrer Mitarbeiter durch Telefonate mit Mandanten ist

zu hoch Normal Niedrig

Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter am Telefon (% der Wochenarbeitszeit)?

unter 20% ca. 50% mehr als 50%

Welche Art Telefonat kommt am häufigsten vor?

Statusfragen zu laufenden Vorgängen Neuer Auftrag/Terminanfrage Mitarbeiter ruft bei den Mandanten an, um offene Fragen zum Vorgang zu klären

Wie stark hängt der Erfolg Ihres Büros vom Wissen und der Präsenz einzelner Mitarbeiter ab?

Sehr stark, aber das ist in Ordnung Sehr stark, das ist ein großes Problem Fast alle Wissensfragen werden an den Notar weitergegeben

Was sind Strategien das Wissens- und Präsenz-Problem zu lösen?

Nutzen Sie digitale Angebote zur Organisation ihres bürointernen Wissens?

Ja, wir haben ein internes Wiki o.ä. Tool, das unser Bürowissen bündelt Jein, wir haben lose Word-Dokumente an einem/mehreren Orten auf dem Server Nein, die Mitarbeiter haben lose, ausgedruckte Zettel (von Gesetzestexten bis hin zum Software-Tipp) bei sich liegen

02 Digitale Kommunikation, einführende Fragen

Fragenkatalog Teil 2 - Digitale Kommunikation / grundsätzliche Fragen

Haben Sie eine eigene Webseite?

Ja Nein

Nutzen Sie auf der Webseite ein (einfaches) Online-Kontaktformular?

Ja Nein

Wie wird dieses angenommen?

Welche Art Anfrage kommt am häufigsten über das Formular?

Vergleichend mit Postversand, wie häufig senden Sie Entwürfe per E-Mail?

Sehr selten, viel mehr Entwürfe gehen per Post raus Gleich häufig wie per Post Wir senden Entwürfe fast nur noch per E-Mail

Vergleichend mit Postversand, wie häufig senden Sie Datenblätter für neue Aufträge/das Erfassen der persönlichen Daten per E-Mail?

Sehr selten, wir schicken viele/die meisten Datenblätter per Post oder Mandanten holen diese vor Ort ab ungefähr gleich oft Wir schicken Datenblätter fast nur per E-Mail Wir nutzen Online-Formulare, d.h. wir senden Links via E-Mail / verweisen am Telefon auf die Webseite

Nutzen Sie über E-Mails hinaus weitere digitale Angebote für die Kommunikation mit Mandanten,
z.B. ein Mandantenportal / Online-Formulare, etc.?

Ja Nein

Name/ Bezeichnung des Tools:

Kommen Ihre Mandanten gut damit zurecht?

Möchten Sie weitere digitale Angebote, die Sie zur Kommunikation mit Mandanten einsetzen auflisten?

Nein, mehr wird nicht eingesetzt Ja

Name/ Bezeichnung des Tools:

Kommen Ihre Mandanten gut damit zurecht?

Möchten Sie weitere digitale Angebote, die Sie zur Kommunikation mit Mandanten einsetzen auflisten?

Nein, mehr wird nicht eingesetzt Ja

Name/ Bezeichnung des Tools:

Kommen Ihre Mandanten gut damit zurecht?

Können Sie sich vorstellen, künftig auf digitale Angebote für die Kommunikation mit Mandanten zurückzugreifen?

Ja Nein

Warum nicht?

Eine Automatisierung der Mandantenkommunikation ist ihrer Meinung nach:

Mit viel Potential verbunden Sinnvoll, wird aber keine riesige Veränderung/Verbesserung bringen Kontraproduktiv Mit Vorsicht zu genießen

Welche der folgenden digitalen Kommunikationsangebote halten Sie für wie sinnvoll?

Webseite